Uma lista de tarefas morre sempre da mesma maneira. Nos primeiros dias, está tudo riscado. Depois, fica uma linha por fazer. Fica uma semana, depois duas. Outras vão-se acumulando à volta dela. Ao fim de um mês, a lista tornou-se um objeto que pesa na consciência e que já ninguém abre.

A explicação raramente tem a ver com a motivação. Tem a ver com o que foi escrito nessa linha.

A linha que bloqueia é sempre um projeto disfarçado

«Refazer o site». «Contactar de novo os antigos clientes». «Implementar um acompanhamento». Estas linhas parecem tarefas, mas nenhuma pode ser começada tal como está. Pressupõem uma dezena de decisões prévias, e é precisamente por isso que se adiam.

Uma tarefa executável responde a uma pergunta simples: posso começar agora, sem ter de decidir nada primeiro? «Escrever a lista dos dez clientes a quem ligar» é uma tarefa. «Contactar de novo os antigos clientes» é um projeto.

Uma linha que se adia três vezes não é uma tarefa difícil. É uma tarefa mal dividida.

Dividir é o verdadeiro trabalho

Dividir é um esforço intelectual: é preciso antecipar a sequência, identificar as dependências, decidir a ordem. É exatamente isso que evitamos quando escrevemos uma lista à pressa no fim do dia. Resultado: o que adiamos para amanhã não é o trabalho, mas a reflexão sobre o trabalho.

  • Uma tarefa deve caber numa sessão de trabalho; se for maior, discute-se em vez de se fazer.
  • Deve começar por um verbo de ação concreto: ligar, escrever, comparar, enviar.
  • Deve ter um fim identificável: é preciso saber, sem discussão, se está feita.
  • Não deve depender de mais ninguém; caso contrário, a verdadeira tarefa é «obter a resposta de X».

O segundo assassino: a falta de uma prioridade assumida

Uma lista de quarenta linhas sem hierarquia obriga a decidir de cada vez que a consultamos. Essa decisão repetida cansa, e acaba por ser evitada: fazemos o que é fácil em vez do que importa.

Bastam três prioridades por dia, escolhidas na véspera. O resto espera sem culpa: uma lista de espera não é um fracasso, é uma reserva.

O que muda numa equipa

O que é verdade para uma pessoa torna-se crítico quando se trabalha em grupo. Uma tarefa vaga entregue a alguém volta incompleta ou diferente do que se esperava. O tempo gasto a perguntar de novo, a esclarecer e a corrigir excede largamente o que teria custado uma divisão bem feita logo à partida.

Identifique as linhas adiadas duas vezes

Abra a sua lista e identifique as linhas adiadas mais de duas vezes. Para cada uma, escreva a primeira ação realmente executável e depois apague a linha original. A lista vai ficar mais comprida e, pela primeira vez em muito tempo, vai avançar.

Nunca se executa um projeto. Executa-se a primeira tarefa, mas para isso é preciso tê-la escrito.