Não faltam grelhas de priorização, e contradizem-se alegremente. Uma tarefa pode ser importante mas não urgente, urgente mas secundária, rápida mas sem efeito. No fim, escolhe-se por instinto, ou seja, aquilo que é mais fácil de começar.

O critério que decide: o efeito de desbloqueio

Uma tarefa não vale apenas por si mesma, mas pelo que torna possível. Algumas tarefas, depois de concluídas, desbloqueiam outras cinco. Outras, por mais importantes que sejam, não desbloqueiam nada. Com igual importância, a primeira passa sempre à frente.

Este critério tem uma vantagem rara: é objetivo. Pode discutir-se a importância de uma tarefa durante uma hora; em trinta segundos percebe-se que ela bloqueia outras três.

A prioridade certa não é a tarefa mais importante. É aquela sem a qual as outras não avançam.

Identificar os bloqueios na prática

  • As tarefas que aguardam a decisão de alguém, muitas vezes a sua, muitas vezes há muito tempo.
  • As tarefas que aguardam uma informação em falta: um número, um acesso, um documento.
  • As tarefas entregues a terceiros: têm um prazo próprio e devem arrancar primeiro.
  • As tarefas de que depende o trabalho de um colega: retê-las custa duas vezes, porque o seu atraso passa a ser também o dele.

A ilusão do «faço isso num instante»

Uma tarefa curta mas bloqueante, adiada uma semana, custa uma semana a tudo o que depende dela. O tempo que demora a executar não tem qualquer importância; só conta a sua posição na cadeia. É o cálculo que o instinto faz pior.

O que a priorização exige: abdicar

Priorizar não é ordenar uma lista, é decidir o que não será feito esta semana e assumi-lo. Uma lista onde tudo continua «para fazer em breve» não foi priorizada: foi arrumada. A diferença vê-se no fim do mês.

Uma pergunta por tarefa

Pegue nas suas dez tarefas em curso e faça a cada uma uma única pergunta: se esta estivesse concluída esta noite, quantas outras poderiam avançar amanhã? Comece por aquela que obtiver o número mais alto. Vai perceber, muitas vezes, que não era a que estava no topo da lista.

O trabalho não avança ao ritmo da sua energia. Avança ao ritmo do que você desbloqueia.