Na maioria das pequenas empresas, a prospeção é feita com seriedade e perdida com a mesma seriedade. As conversas vivem numa caixa de correio, os lembretes na memória, as promessas num caderno. Seis meses depois, ninguém sabe o que aconteceu ao contacto que tinha dito «agora não, mas volte a ligar-me».

A mina mais rentável: os «agora não»

Uma recusa temporária é um ativo. A pessoa percebeu a oferta, demonstrou interesse, apenas tem um calendário diferente. É o potencial cliente mais barato de reconverter, desde que seja contactado no momento que ele próprio indicou.

«Ligue-me daqui a seis meses» é a melhor frase da prospeção. É também a que mais se esquece.

O mínimo vital, e é mesmo mínimo

  • Quem foi contactado, quando e por que canal.
  • O que foi dito: três linhas bastam, escritas no próprio dia.
  • A próxima ação, com data. Sem data, não é acompanhamento, é uma recordação.
  • O estado atual: a contactar, em conversa, em espera, ganho, perdido, e porquê.

Estas quatro informações cabem em qualquer ferramenta, incluindo uma folha de cálculo partilhada. O problema quase nunca é a ferramenta: é a falta do hábito de registar logo.

Porque é que não se faz

Porque registar depois de uma chamada parece improdutivo, e porque a ferramenta escolhida pede muitas vezes dez campos quando três chegariam. Um sistema demasiado pesado não é preenchido; um sistema por preencher não serve para nada; conclui-se então que «o CRM não serve para nada». A causa é o dimensionamento, não a ferramenta.

O efeito secundário: saber porque está a perder

Um acompanhamento bem mantido produz uma informação rara: os verdadeiros motivos de perda. Preço, prazo, concorrente, projeto abandonado, interlocutor errado. Ao fim de trinta linhas, um motivo sobressai, e muitas vezes é corrigível. Sem registo, essa informação simplesmente não existe.

Recupere os «agora não»

Retome as conversas dos últimos seis meses e identifique todos os «agora não». Agende um lembrete com data para cada um. É a ação comercial mais rentável que pode fazer de imediato: estes contactos já o conhecem e não lhe custa nada voltar a falar com eles.

A maioria dos negócios não se perde para a concorrência. Perde-se por falta de seguimento.