Perante um ficheiro de prospeção, a primeira pergunta é quase sempre: «quantos contactos tem?». É a medida errada. A pergunta certa é: que proporção destas empresas tem mesmo o problema que você resolve, e orçamento para o tratar?

O que custa um ficheiro demasiado extenso

  • A sua reputação de remetente. Um grande volume enviado a empresas que não são o seu alvo gera mensagens por abrir, denúncias de spam e endereços inválidos. Os serviços de correio eletrónico têm isso em conta, e as mensagens seguintes, incluindo as dirigidas a verdadeiros potenciais clientes, ressentem-se.
  • O tempo comercial. Cada resposta morna ocupa alguém: leitura, qualificação, seguimento. Um ficheiro extenso fabrica ocupação, não pipeline.
  • A sua imagem. Uma mensagem claramente fora de contexto diz à empresa que você nem sequer olhou para ela. É o contrário do que queria demonstrar.
Um ficheiro extenso não multiplica as suas hipóteses. Multiplica as ocasiões de ser ignorado.

Os critérios que realmente fazem a triagem

O setor, por si só, nunca chega. O que faz a triagem é a dimensão (uma estrutura de três pessoas e uma de duzentas não têm o mesmo problema), a zona geográfica, se o seu serviço o exigir, a antiguidade e, sobretudo, os sinais de atividade: recrutamento em curso, abertura de um site, mudança de gerente, nova obrigação regulamentar.

Um sinal recente vale mais do que mil critérios estáticos: dá-lhe um motivo legítimo para escrever agora, em vez de um dia qualquer.

Limpar antes de enviar

Duplicados, empresas encerradas, endereços genéricos que ninguém lê, contactos que já saíram: um ficheiro por limpar faz cair os resultados e prejudica a reputação de envio. A limpeza demora uma hora; os efeitos duram meses.

A boa ordem de trabalho

Construa um primeiro lote reduzido, escreva a esse lote, leia as respostas, incluindo as recusas, que são informativas, e corrija a segmentação e a mensagem antes de alargar. Enviar logo para a totalidade do ficheiro é gastar a melhor matéria-prima com a pior versão da mensagem.

Parta dos seus últimos vinte clientes

Pegue nos seus últimos vinte clientes e procure o que têm em comum: dimensão, setor, momento do primeiro contacto, fator desencadeador. Esses pontos comuns são o seu verdadeiro critério de segmentação, muito mais fiável do que qualquer filtro escolhido à partida.

O melhor ficheiro de prospeção é descrito pelos seus clientes atuais, não pela sua intuição.