Em todas as empresas, existe um punhado de gestos absurdos que toda a gente conhece e que ninguém corrige: copiar informações de uma ferramenta para outra, refazer todas as segundas-feiras a mesma exportação, procurar um documento que três pessoas guardaram em três sítios diferentes.

Estes gestos nunca são priorizados porque não são suficientemente graves. No entanto, somados, são um dos principais focos de perda de tempo.

Porque nunca são tratados

  • São invisíveis: ninguém se queixa de uma tarefa de três minutos.
  • São difusos: cada pessoa sofre um pouco, mas ninguém sofre o suficiente para defender o assunto.
  • Parecem pequenos demais para justificar um projeto e penosos demais para serem feitos de graça.
Três minutos por dia, para cinco pessoas, são mais de trinta dias de trabalho por ano.

O que faz uma boa microferramenta

Resolve uma única fricção, utiliza-se sem formação e integra-se onde as pessoas já trabalham. Um ecrã a mais que é preciso lembrar-se de abrir será abandonado; um botão no local onde o gesto acontece será utilizado.

Tem também de continuar a ser modificável. As necessidades internas mudam: uma ferramenta rígida torna-se, em um ano, mais uma restrição.

Os candidatos mais frequentes

Um formulário interno que substitui uma interminável troca de emails. Um ecrã único que reúne uma informação dispersa por três ferramentas. Um envio automático de resumo que elimina as insistências. Uma verificação de coerência que assinala as anomalias antes que um cliente as descubra.

O critério de decisão

Frequência multiplicada pelo tempo unitário multiplicado pelo número de pessoas envolvidas. Este cálculo, feito com honestidade, coloca quase sempre à frente gestos em que nunca pensaríamos e relega para trás os projetos que ocupavam as reuniões.

A pergunta a fazer à sua equipa

Pergunte à sua equipa, esta semana: «que gesto fazem todos os dias, pensando que é absurdo?». Vai obter de três a cinco respostas imediatas. Essa é a sua lista, e é mais rentável do que a maioria dos projetos orçamentados.

Procuramos a inovação nos grandes projetos. Na maioria das vezes, ela está nos gestos que deixámos de notar.