A escolha entre um software standard e uma ferramenta concebida para a sua atividade coloca-se quase sempre em termos de orçamento de aquisição. É a comparação menos pertinente. O que decide é a diferença entre o que a ferramenta faz e o que você faz, e o que essa diferença custa todas as semanas, indefinidamente.

Medir a diferença, não a licença

Um software que cobre 90 % das suas necessidades é excelente. Um software que cobre 60 % condena-o a folhas de cálculo paralelas, a reintroduções de dados e a soluções de recurso. Esses expedientes não custam nada na compra e custam muito na utilização: várias horas por semana, todos os meses, durante vários anos.

A folha de cálculo que vive ao lado do software é a medida exata do que não funciona.

As perguntas a fazer antes de escolher

  • Quais são as três operações que faz com mais frequência, e a ferramenta trata-as num único ecrã ou em cinco?
  • O que acontece com os seus casos particulares, aqueles que representam 20 % do volume e 80 % das exceções?
  • Pode recuperar os seus dados, num formato utilizável, sem depender do fornecedor?
  • Quanto tempo é preciso para formar uma pessoa nova?

A armadilha da ferramenta demasiado completa

Escolher uma ferramenta muito completa «para ficar descansado» paga-se em complexidade: a equipa só utiliza uma fração das funções, a configuração torna-se uma profissão e ninguém sabe onde está a informação. Uma ferramenta que faz exatamente o que é preciso é quase sempre preferível a uma ferramenta que faz tudo.

Quando se justifica uma ferramenta dedicada

Quando a sua forma de trabalhar é uma vantagem competitiva, alinhá-la com um software standard equivale a apagar aquilo que o distingue. Quando o volume é importante num processo muito específico. Quando várias ferramentas têm de comunicar entre si e nenhuma o faz de forma nativa.

Pelo contrário, para a contabilidade, os salários ou o correio eletrónico, o standard é quase sempre a boa escolha: são áreas normalizadas, e a originalidade não traz nada.

A solução intermédia, muitas vezes a certa

Manter as ferramentas standard para o que é normalizado e construir uma camada leve que as liga e trata a sua especificidade. Assim evita-se reconstruir um software de contabilidade e eliminam-se as reintroduções de dados que realmente custam tempo.

Conte primeiro as horas perdidas

Conte as horas gastas todas as semanas a contornar as suas ferramentas atuais: reintroduções de dados, folhas de cálculo de compensação, verificações manuais. Multiplique por cinquenta. Este número, comparado com o custo de uma ferramenta adaptada, resolve a questão com mais segurança do que qualquer grelha comparativa.

Um software não custa o que vale. Custa o que o obriga a fazer à parte.