Uma empresa decide usar IA. Compra acessos, organiza uma demonstração, nomeia um responsável «para além do trabalho que já tem». Seis meses depois, duas pessoas usam-na ocasionalmente e o assunto desapareceu das reuniões. Esta história repete-se, quase igual, em empresas de todas as dimensões.

O denominador comum nunca é a tecnologia. É a organização.

Causa n.º 1: ninguém é responsável

Entregar a IA a alguém «para além da sua função» equivale a não a entregar a ninguém. O tema exige tempo contínuo: descrever as tarefas, preparar a matéria-prima, afinar as instruções, corrigir, medir. Esse tempo não existe numa agenda que já está cheia, e é sempre o urgente que ganha.

Um projeto de que ninguém é responsável não é um projeto. É uma intenção.

Causa n.º 2: o âmbito é demasiado largo

«Usar a IA para ganhar produtividade» não se implementa. Um âmbito utilizável é mais parecido com isto: «cada pedido recebido é classificado, resumido e associado a uma resposta-tipo em menos de dez minutos». Sabe-se o que construir, sabe-se quando está concluído, sabe-se se é melhor do que antes.

Uma ambição larga não é falta de visão: é falta de divisão em partes. Impede qualquer medição, logo qualquer correção, logo qualquer progresso.

Causa n.º 3: a matéria-prima não está pronta

A IA trabalha com aquilo que lhe dá. Se os seus procedimentos não estão escritos em lado nenhum, se os documentos andam espalhados por cinco espaços, se cada comercial tem a sua versão da tabela de preços, o resultado será o espelho disso. Não é um defeito do modelo, é o reflexo do estado da informação.

A boa notícia: este trabalho de arrumação tem valor por si só. Muitas empresas descobrem, ao preparar um projeto de IA, incoerências que já lhes custavam dinheiro.

Causa n.º 4: nenhum critério de sucesso

Sem critério, a avaliação passa a ser uma questão de humor: «é impressionante» na primeira semana, «não serve para grande coisa» na sexta. Bastam três números: o tempo que a tarefa levava, o que leva agora, a taxa de correção necessária. Resolvem em dez minutos o que um debate de opiniões nunca resolverá.

O que faz, na prática, um orquestrador

  • Escolhe as tarefas a tratar e recusa as que não se prestam a isso.
  • Prepara a matéria-prima: documentos, regras, exemplos de bons resultados.
  • Liga as ferramentas entre si para que a informação circule sem ter de ser reintroduzida.
  • Vigia a qualidade, os custos e os desvios: um sistema sem supervisão degrada-se.
  • Mantém a decisão do lado humano onde o erro custa caro.

Quem é responsável, e em que âmbito

Antes de relançar um projeto de IA, responda a três perguntas: quem é o responsável, em que âmbito preciso, e como saberá daqui a dois meses que correu bem? Se uma das três ficar sem resposta, o projeto falhará pela mesma razão que o anterior.

À IA não falta potência. Falta alguém cuja profissão seja pô-la a aterrar.