Um prestador que não sabe quantificar o que propõe pede lhe que acredite na sua palavra. No entanto o cálculo não tem nada de complicado. Cabe numa linha:

Tempo poupado × custo horário total + erros evitados + faturação adicional − custo total da solução.

Todo o valor do cálculo está na forma de preencher cada termo. É aí que as estimativas otimistas se denunciam.

O tempo poupado

Mede se antes, no terreno, não a olho. Dois erros clássicos: contar o tempo da tarefa isolada sem o tempo de mudança de uma ferramenta para outra, e esquecer que a automatização cria o seu próprio tempo humano, o da validação e da correção. O número certo é o tempo líquido: tempo antes, menos tempo depois, supervisão incluída.

Uma consequência é muitas vezes mal compreendida. Automatizar uma tarefa de vinte horas por semana e uma de trinta minutos por semana nem sequer se comparam: a segunda nunca amortizará o seu desenvolvimento, por mais elegante que seja.

O custo horário total

Não o salário bruto: o custo completo para a empresa, encargos incluídos. E o custo da pessoa certa: quando uma automatização liberta tempo de um dirigente ou de um especialista, o cálculo muda completamente de ordem de grandeza.

Uma precisão honesta: tempo libertado não é dinheiro poupado enquanto esse tempo não for reafetado a algo produtivo, ou enquanto não evitar uma contratação. É uma pergunta a fazer com franqueza antes de validar um número.

Os erros evitados

Este termo é muitas vezes o maior, e quase sempre esquecido. Uma fatura errada, uma encomenda enviada duas vezes, um seguimento nunca feito, um orçamento perdido, um processo não conforme: são acontecimentos com um custo real que a empresa conhece, mas que não associa a nenhum processo. Quantificá lo exige contar a frequência dos últimos doze meses e o custo unitário médio.

A faturação adicional

O termo mais frágil, logo aquele a manusear com maior prudência. Responder em dez minutos em vez de dois dias aumenta a taxa de conversão: é mensurável, desde que seja medido antes e depois, no mesmo período do ano. Enquanto não for medido, este termo fica a zero nos nossos cálculos. Uma projeção de crescimento não é um ganho.

O custo total, o que se subestima

  • A construção. O desenvolvimento, a integração, os testes.
  • O consumo. As chamadas aos modelos, por utilização, que sobem com o volume.
  • A supervisão. O tempo humano de validação e correção, todos os meses.
  • A manutenção. As evoluções das ferramentas ligadas e as mudanças de regras de negócio, que chegam quer se queira quer não.
  • O tempo interno. O das suas equipas durante o projeto, que é um custo real mesmo não aparecendo em nenhuma fatura.

Um cálculo que só integra a primeira linha é um cálculo falso. É a razão pela qual falamos sempre de custo anual, nunca de preço de entrada.

O que fazemos com isso

Aplicamos este cálculo a cada processo da lista estabelecida durante a fase de mapeamento, e depois ordenamos. Algumas linhas sobem, outras caem, e dizemo lo: boa parte das ideias de automatização que circulam numa empresa nunca amortizará o seu custo. Sabê lo antes de construir faz parte do trabalho.

A nossa auditoria de maturidade digital produz exatamente essa classificação quantificada. Por vezes conclui que não se deve lançar nada neste trimestre. É um resultado, não um fracasso.