Le griglie di prioritizzazione abbondano, e si contraddicono allegramente. Un'attività può essere importante ma non urgente, urgente ma secondaria, veloce ma senza effetto. Alla fine si sceglie d'istinto, cioè ciò che è più facile da avviare.

Il criterio che decide: l'effetto di sblocco

Un'attività non vale solo per sé stessa, ma per ciò che rende possibile. Alcune attività, una volta fatte, ne sbloccano altre cinque. Altre, per quanto importanti, non sbloccano nulla. A parità di importanza, la prima passa sempre avanti.

Questo criterio ha un vantaggio raro: è oggettivo. Sull'importanza di un'attività si può discutere per un'ora; in trenta secondi si constata che ne blocca altre tre.

La giusta priorità non è l'attività più importante. È quella senza la quale le altre non vanno avanti.

Individuare i blocchi in pratica

  • Le attività che aspettano la decisione di qualcuno, spesso la tua, spesso da molto tempo.
  • Le attività che aspettano un'informazione mancante: un dato, un accesso, un documento.
  • Le attività affidate all'esterno: hanno una scadenza propria, quindi devono partire per prime.
  • Le attività da cui dipende il lavoro di un collega: tenerle ferme costa il doppio, perché il tuo ritardo diventa anche il suo.

L'illusione del «lo faccio al volo»

Un'attività breve ma bloccante, rimandata di una settimana, costa una settimana a tutto ciò che ne dipende. Quanto tempo richiede non ha alcuna importanza; conta solo la sua posizione nella catena. È il calcolo che l'istinto sbaglia di più.

Ciò che la prioritizzazione richiede: rinunciare

Dare priorità non significa ordinare un elenco, ma decidere che cosa non verrà fatto questa settimana, e assumersene la responsabilità. Un elenco in cui tutto resta «da fare presto» non è stato prioritizzato: è stato solo messo in ordine. La differenza si vede a fine mese.

Una domanda per attività

Riprendi le tue dieci attività in corso e poni a ciascuna una sola domanda: se questa fosse fatta stasera, quante altre potrebbero andare avanti domani? Fai per prima quella che ottiene il numero più alto. Scoprirai, spesso, che non era quella in cima all'elenco.

Il lavoro non avanza al ritmo della tua energia. Avanza al ritmo di ciò che sblocchi.