In ogni azienda esiste una manciata di gesti assurdi che tutti conoscono e che nessuno corregge: ricopiare informazioni da uno strumento a un altro, rifare ogni lunedì la stessa esportazione, cercare un documento che tre persone hanno salvato in tre posti diversi.

Questi gesti non diventano mai una priorità perché non sono abbastanza gravi. Eppure, sommati, sono una delle prime cause di perdita di tempo.

Perché non vengono mai affrontati

  • Sono invisibili: nessuno si lamenta di un'attività da tre minuti.
  • Sono diffusi: ognuno ne subisce un po', nessuno ne subisce abbastanza da farsi carico del problema.
  • Sembrano troppo piccoli per giustificare un progetto e troppo fastidiosi per essere risolti gratis.
Tre minuti al giorno, per cinque persone, sono più di trenta giorni di lavoro all'anno.

Cosa rende buono un micro-strumento

Risolve un solo attrito, si usa senza formazione e si integra dove le persone già lavorano. Una schermata in più da ricordarsi di aprire verrà abbandonata; un pulsante proprio dove avviene il gesto verrà usato.

Deve anche restare modificabile. Le esigenze interne cambiano: uno strumento rigido diventa, nel giro di un anno, un vincolo in più.

I candidati più frequenti

Un modulo interno che sostituisce uno scambio infinito di email. Una schermata unica che riunisce un'informazione sparsa in tre strumenti. Un invio automatico di riepilogo che elimina i solleciti. Un controllo di coerenza che segnala le anomalie prima che le scopra un cliente.

Il criterio di decisione

Frequenza moltiplicata per tempo unitario moltiplicato per numero di persone coinvolte. Questo calcolo, fatto onestamente, mette quasi sempre in testa gesti a cui non avresti mai pensato di dedicarti, e relega in fondo i progetti che occupavano le riunioni.

La domanda da fare al tuo team

Chiedi al tuo team, questa settimana: «quale gesto fate ogni giorno pensando che sia assurdo?». Otterrai da tre a cinque risposte immediate. È la tua lista, ed è più redditizia della maggior parte dei progetti a budget.

Cerchiamo l'innovazione nei grandi progetti. Il più delle volte si trova nei gesti che abbiamo smesso di notare.