Un fornitore che non sa quantificare ciò che propone vi chiede di credergli sulla parola. Eppure il calcolo non ha nulla di complicato. Sta in una riga:

Tempo risparmiato × costo orario pieno + errori evitati + fatturato aggiuntivo − costo totale della soluzione.

Tutto il valore del calcolo sta nel modo di riempire ogni termine. È lì che le stime ottimistiche si smascherano.

Il tempo risparmiato

Si misura prima, sul campo, non a occhio. Due errori classici: contare il tempo del solo compito senza il tempo di passaggio da uno strumento all'altro, e dimenticare che l'automazione crea il proprio tempo umano, quello della convalida e della correzione. La cifra giusta è il tempo netto: tempo prima, meno tempo dopo, supervisione compresa.

Una conseguenza è spesso fraintesa. Automatizzare un compito da venti ore alla settimana e uno da trenta minuti non sono nemmeno confrontabili: il secondo non ripagherà mai il proprio sviluppo, per quanto elegante sia.

Il costo orario pieno

Non lo stipendio lordo: il costo completo per l'azienda, oneri compresi. E il costo della persona giusta: quando un'automazione libera tempo di un dirigente o di un esperto, il calcolo cambia del tutto ordine di grandezza.

Una precisazione onesta: il tempo liberato non è denaro risparmiato finché quel tempo non viene riassegnato a qualcosa di produttivo, o finché non evita un'assunzione. È una domanda da porre francamente prima di convalidare una cifra.

Gli errori evitati

Questo termine è spesso il più grande, e quasi sempre dimenticato. Una fattura sbagliata, un ordine partito due volte, un sollecito mai inviato, un preventivo perso, una pratica non conforme: sono eventi con un costo reale che l'azienda conosce, ma che non collega ad alcun processo. Quantificarlo richiede di contare la frequenza degli ultimi dodici mesi e il costo unitario medio.

Il fatturato aggiuntivo

Il termine più fragile, quindi quello da maneggiare con la massima prudenza. Rispondere in dieci minuti anziché in due giorni aumenta il tasso di conversione: è misurabile, a condizione di misurarlo prima e dopo, sullo stesso periodo dell'anno. Finché non è misurato, nei nostri calcoli questo termine resta a zero. Una proiezione di crescita non è un guadagno.

Il costo totale, quello che si sottovaluta

  • La costruzione. Lo sviluppo, l'integrazione, i test.
  • Il consumo. Le chiamate ai modelli, a uso, che crescono con il volume.
  • La supervisione. Il tempo umano di convalida e correzione, ogni mese.
  • La manutenzione. Le evoluzioni degli strumenti collegati e i cambiamenti di regole aziendali, che arrivano che lo vogliate o no.
  • Il tempo interno. Quello dei vostri team durante il progetto, che è un costo reale anche se non compare su nessuna fattura.

Un calcolo che integra solo la prima riga è un calcolo sbagliato. È la ragione per cui parliamo sempre di costo annuo, mai di prezzo d'ingresso.

Che cosa ne facciamo

Applichiamo questo calcolo a ogni processo della lista stilata durante la fase di mappatura, poi mettiamo in ordine. Alcune righe salgono, altre cadono, e lo diciamo: buona parte delle idee di automazione che circolano in un'azienda non ripagherà mai il proprio costo. Saperlo prima di costruire fa parte del lavoro.

Il nostro audit di maturità digitale produce esattamente questa classifica quantificata. Talvolta conclude che non si deve avviare nulla in questo trimestre. È un risultato, non un fallimento.