È una buona domanda da colloquio perché non si può rispondere con una brochure. Ecco la nostra sequenza, con le durate che rispettiamo davvero. Prima un'osservazione: puntare al 20 % delle operazioni non significa toccare il 20 % dei compiti. Significa prendere i due o tre processi che da soli pesano tanto.
Fase 1, settimane 1 e 2: capire
Mappatura dei processi, colloqui con i team, rilevazione di volumi, tempi e costi, stato degli strumenti e qualità dei dati. Questa fase produce un elenco quantificato, non ancora una soluzione. È descritta in dettaglio nel nostro articolo sul metodo di partenza.
Fase 2, settimana 3: scegliere
Priorità per impatto, fattibilità e rischio. Teniamo solo due candidati per il trimestre. È poco, volutamente: tre cantieri portati avanti in parallelo da un team che ha già un mestiere finiscono tutti e tre in ritardo.
Alla fine di quella settimana, ogni candidato ha un obiettivo quantificato, una modalità di funzionamento decisa, un confine umano posto e un criterio di arresto scritto. Il criterio di arresto è ciò che distingue un progetto da una spesa.
Fase 3, settimane da 4 a 7: dimostrare
Costruzione di una prima versione che tratta flusso reale, su un perimetro ristretto. L'obiettivo non è la bellezza del sistema, è la prova: la qualità regge su casi reali, compresi i casi storti che nessuno aveva citato in riunione?
A questo stadio, tutto ciò che esce dall'azienda passa da una convalida umana, senza eccezioni. È anche la fase in cui si scoprono le vere regole aziendali, quelle che nessuno aveva messo per iscritto.
Una prova utile non è una dimostrazione riuscita. È una settimana intera di flusso reale senza incidenti nascosti.
Fase 4, settimane da 8 a 11: industrializzare
È la fase che i progetti falliti saltano. Si riprende ciò che è stato dimostrato e lo si rende gestibile: permessi, ripresa dopo errore, code di attesa, registro, avvisi, controllo del costo per esecuzione, test sui casi di errore incontrati nella fase precedente.
È anche il momento in cui si decide quali fasi possono passare in automatico, sulla base dei tassi di correzione osservati, e quali restano sotto convalida.
Fase 5, settimane 12 e 13: distribuire e trasmettere
Passaggio a tutto il perimetro, formazione dei team coinvolti, documentazione consegnata e soprattutto misura: gli indicatori presi nella settimana 1 vengono ripresi identici. Il comitato di fine trimestre non discute impressioni, guarda due colonne.
Sono possibili tre esiti, e tutti e tre sono accettabili: si estende, si aggiusta, oppure si ferma questo processo e si riprende la lista dal numero tre.
Che cosa richiede da parte vostra
- Un decisore disponibile. Un'ora alla settimana, capace di sciogliere una regola aziendale senza convocare un comitato.
- Un referente operativo. La persona che conosce davvero il processo, non quella che l'ha scritto.
- Gli accessi tecnici. Ottenuti nella settimana 1, altrimenti tutto il calendario slitta di altrettanto.
Un fornitore che promette questo calendario senza pretendere queste tre condizioni promette qualcosa che non controlla. È il punto sul quale preferiamo risultare sgradevoli al primo incontro anziché al sessantesimo giorno. La nostra offerta Scale è costruita esattamente su questo ritmo.
