Un proveedor que no sabe poner cifras a lo que propone le pide que le crea bajo palabra. Sin embargo, el cálculo no tiene nada de complicado. Cabe en una línea:

Tiempo ahorrado × coste horario completo + errores evitados + facturación adicional − coste total de la solución.

Todo el valor del cálculo está en la forma de rellenar cada término. Ahí es donde se delatan las estimaciones optimistas.

El tiempo ahorrado

Se mide antes, sobre el terreno, no a ojo. Dos errores clásicos: contar el tiempo de la tarea sola sin el tiempo de cambio de una herramienta a otra, y olvidar que la automatización crea su propio tiempo humano, el de la validación y la corrección. La cifra correcta es el tiempo neto: tiempo antes, menos tiempo después, supervisión incluida.

Una consecuencia se entiende mal a menudo. Automatizar una tarea de veinte horas semanales y una de treinta minutos ni siquiera se comparan: la segunda nunca amortizará su desarrollo, por elegante que sea.

El coste horario completo

No el salario bruto: el coste completo para la empresa, cargas incluidas. Y el coste de la persona adecuada: cuando una automatización libera tiempo de un directivo o de un experto, el cálculo cambia por completo de orden de magnitud.

Una precisión honesta: el tiempo liberado no es dinero ahorrado mientras ese tiempo no se reasigne a algo productivo o no evite una contratación. Es una pregunta que conviene hacer con franqueza antes de validar una cifra.

Los errores evitados

Este término suele ser el mayor y casi siempre se olvida. Una factura errónea, un pedido enviado dos veces, un seguimiento nunca hecho, un presupuesto perdido, un expediente no conforme: son hechos con un coste real que la empresa conoce, pero que no asocia a ningún proceso. Ponerle cifras exige contar la frecuencia de los últimos doce meses y el coste unitario medio.

La facturación adicional

El término más frágil y, por tanto, el que hay que manejar con más prudencia. Responder en diez minutos en lugar de dos días aumenta la tasa de conversión: es medible, a condición de medirlo antes y después, en el mismo periodo del año. Mientras no se mida, este término se queda en cero en nuestros cálculos. Una proyección de crecimiento no es una ganancia.

El coste total, el que se subestima

  • La construcción. El desarrollo, la integración, las pruebas.
  • El consumo. Las llamadas a los modelos, por uso, que suben con el volumen.
  • La supervisión. El tiempo humano de validación y corrección, todos los meses.
  • El mantenimiento. La evolución de las herramientas conectadas y los cambios de reglas de negocio, que llegan tanto si se quiere como si no.
  • El tiempo interno. El de sus equipos durante el proyecto, que es un coste real aunque no figure en ninguna factura.

Un cálculo que solo integra la primera línea es un cálculo falso. Por eso hablamos siempre de coste anual, nunca de precio de entrada.

Qué hacemos con ello

Aplicamos este cálculo a cada proceso de la lista elaborada durante la fase de cartografía, y después ordenamos. Algunas líneas suben, otras caen, y lo decimos: buena parte de las ideas de automatización que circulan por una empresa nunca amortizarán su coste. Saberlo antes de construir forma parte del trabajo.

Nuestra auditoría de madurez digital produce exactamente esa clasificación con cifras. A veces concluye que no hay que lanzar nada este trimestre. Es un resultado, no un fracaso.