An Priorisierungsrastern herrscht kein Mangel, und sie widersprechen sich munter. Eine Aufgabe kann wichtig, aber nicht dringend sein, dringend, aber nebensächlich, schnell erledigt, aber wirkungslos. Am Ende entscheidet man aus dem Bauch heraus, also für das, was sich am leichtesten beginnen lässt.

Das entscheidende Kriterium: der Entblockungseffekt

Eine Aufgabe zählt nicht nur durch sich selbst, sondern durch das, was sie möglich macht. Manche Aufgaben setzen, sobald sie erledigt sind, fünf weitere in Gang. Andere bewirken nichts, so wichtig sie auch sein mögen. Bei gleicher Wichtigkeit kommt die erste immer zuerst.

Dieses Kriterium hat einen seltenen Vorteil: Es ist objektiv. Über die Wichtigkeit einer Aufgabe lässt sich eine Stunde lang diskutieren; dass sie drei andere blockiert, sieht man in dreißig Sekunden.

Die richtige Priorität ist nicht die wichtigste Aufgabe. Es ist die, ohne die die anderen nicht vorankommen.

Blockaden in der Praxis erkennen

  • Aufgaben, die auf die Entscheidung von jemandem warten, oft auf Ihre, oft schon seit langer Zeit.
  • Aufgaben, die auf eine fehlende Information warten: eine Zahl, einen Zugang, ein Dokument.
  • Aufgaben, die nach außen vergeben wurden: Sie haben eine eigene Frist und müssen als Erstes losgehen.
  • Aufgaben, von denen die Arbeit eines Kollegen abhängt: Sie zurückzuhalten kostet doppelt, denn Ihre Verspätung wird zu seiner.

Die Illusion vom „Das mache ich schnell“

Eine kurze, aber blockierende Aufgabe, die um eine Woche verschoben wird, kostet alles, was von ihr abhängt, eine Woche. Ihre Bearbeitungsdauer spielt keine Rolle; es zählt allein ihre Position in der Kette. Genau diese Rechnung macht der Instinkt am schlechtesten.

Was Priorisieren verlangt: Verzicht

Priorisieren heißt nicht, eine Liste zu ordnen, sondern zu entscheiden, was diese Woche nicht erledigt wird, und dazu zu stehen. Eine Liste, auf der alles „bald zu erledigen“ bleibt, wurde nicht priorisiert: Sie wurde nur aufgeräumt. Den Unterschied sieht man am Ende des Monats.

Eine Frage pro Aufgabe

Nehmen Sie Ihre zehn laufenden Aufgaben und stellen Sie zu jeder nur eine Frage: Wenn diese heute Abend erledigt wäre, wie viele andere könnten morgen vorankommen? Beginnen Sie mit der Aufgabe, die die höchste Zahl erreicht. Sie werden oft feststellen, dass es nicht die ganz oben auf der Liste war.

Die Arbeit kommt nicht im Rhythmus Ihrer Energie voran. Sie kommt im Rhythmus dessen voran, was Sie freisetzen.