Ein Anbieter, der nicht beziffern kann, was er vorschlägt, bittet Sie, ihm zu glauben. Dabei ist die Rechnung nicht kompliziert. Sie passt in eine Zeile:

Eingesparte Zeit × Vollkostensatz je Stunde + vermiedene Fehler + zusätzlicher Umsatz − Gesamtkosten der Lösung.

Der ganze Wert der Rechnung liegt darin, wie jeder Posten gefüllt wird. Dort entlarven sich optimistische Schätzungen.

Die eingesparte Zeit

Sie wird vorher gemessen, im Betrieb, nicht geschätzt. Zwei klassische Fehler: nur die Aufgabe selbst zählen, ohne die Zeit für den Wechsel zwischen Werkzeugen, und vergessen, dass die Automatisierung eigene Arbeitszeit erzeugt, nämlich die für Freigabe und Korrektur. Die richtige Zahl ist die Nettozeit: Zeit vorher minus Zeit nachher, Aufsicht eingeschlossen.

Eine Folge wird oft missverstanden. Eine Aufgabe von zwanzig Stunden pro Woche und eine von dreißig Minuten pro Woche sind nicht einmal vergleichbar: Die zweite wird ihre Entwicklung nie zurückverdienen, wie elegant sie auch sei.

Der Vollkostensatz je Stunde

Nicht das Bruttogehalt: die vollen Kosten für das Unternehmen, Abgaben eingeschlossen. Und die Kosten der richtigen Person: Wenn eine Automatisierung Zeit einer Führungskraft oder einer Fachkraft freisetzt, ändert sich die Größenordnung der Rechnung vollständig.

Eine ehrliche Einschränkung: Freigesetzte Zeit ist erst dann gespartes Geld, wenn diese Zeit produktiv neu belegt wird oder wenn sie eine Einstellung erspart. Diese Frage sollte man offen stellen, bevor man eine Zahl bestätigt.

Die vermiedenen Fehler

Dieser Posten ist oft der größte und wird fast immer vergessen. Eine falsche Rechnung, eine doppelt versandte Bestellung, eine nie erfolgte Nachfassaktion, ein verlorenes Angebot, eine nicht konforme Akte: Das sind Ereignisse mit realen Kosten, die das Unternehmen kennt, aber keinem Prozess zuordnet. Sie zu beziffern heißt, die Häufigkeit der letzten zwölf Monate und die durchschnittlichen Kosten je Fall zu zählen.

Der zusätzliche Umsatz

Der schwächste Posten und deshalb der, mit dem man am vorsichtigsten umgehen muss. In zehn Minuten statt in zwei Tagen zu antworten erhöht die Abschlussquote: Das ist messbar, sofern man vorher und nachher misst, im selben Zeitraum des Jahres. Solange das nicht gemessen ist, bleibt dieser Posten in unseren Rechnungen null. Eine Wachstumsprognose ist kein Ertrag.

Die Gesamtkosten, die unterschätzt werden

  • Der Bau. Entwicklung, Integration, Tests.
  • Der Verbrauch. Die Modellaufrufe, nach Nutzung, die mit dem Volumen steigen.
  • Die Aufsicht. Die Arbeitszeit für Freigabe und Korrektur, jeden Monat.
  • Die Wartung. Änderungen an den angebundenen Werkzeugen und an Geschäftsregeln, die ohnehin kommen.
  • Die interne Zeit. Die Ihrer Teams während des Projekts, ein realer Kostenblock, auch wenn er auf keiner Rechnung erscheint.

Eine Rechnung, die nur die erste Zeile enthält, ist falsch. Deshalb sprechen wir immer von Jahreskosten, nie von einem Einstiegspreis.

Was wir damit tun

Wir wenden diese Rechnung auf jeden Prozess der Liste an, die in der Kartierungsphase entstanden ist, und ordnen dann. Manche Zeilen steigen, andere fallen, und wir sagen es: Ein guter Teil der Automatisierungsideen, die in einem Unternehmen kursieren, wird seine Kosten nie einspielen. Das vor dem Bau zu wissen gehört zur Arbeit.

Unser Audit der digitalen Reife liefert genau diese bezifferte Rangfolge. Manchmal endet es mit dem Schluss, in diesem Quartal nichts zu starten. Das ist ein Ergebnis, kein Scheitern.