Las matrices de priorización abundan y se contradicen alegremente. Una tarea puede ser importante pero no urgente, urgente pero secundaria, rápida pero sin efecto. Al final, se elige por instinto, es decir, lo que resulta más fácil de empezar.

El criterio que decide: el efecto de desbloqueo

Una tarea no vale solo por sí misma, sino por lo que hace posible. Algunas tareas, una vez hechas, desbloquean otras cinco. Otras, por importantes que sean, no desbloquean nada. A igual importancia, la primera pasa siempre por delante.

Este criterio tiene una ventaja poco común: es objetivo. Se puede discutir una hora sobre la importancia de una tarea; en treinta segundos se comprueba que bloquea otras tres.

La buena prioridad no es la tarea más importante. Es aquella sin la cual las demás no avanzan.

Cómo detectar los bloqueos en la práctica

  • Las tareas que esperan la decisión de alguien, a menudo la tuya, a menudo desde hace mucho tiempo.
  • Las tareas que esperan una información que falta: una cifra, un acceso, un documento.
  • Las tareas encargadas a terceros: tienen su propio plazo y deben salir primero.
  • Las tareas de las que depende el trabajo de un compañero: retenerlas cuesta el doble, porque tu retraso se convierte en el suyo.

La ilusión del «lo hago en un momento»

Una tarea corta pero bloqueante que se retrasa una semana le cuesta una semana a todo lo que depende de ella. Su duración de ejecución no importa; solo cuenta su posición en la cadena. Es el cálculo que el instinto hace peor.

Lo que exige priorizar: renunciar

Priorizar no es ordenar una lista, es decidir qué no se hará esta semana y asumirlo. Una lista donde todo sigue en «hacer pronto» no se ha priorizado: se ha ordenado y guardado. La diferencia se nota a final de mes.

Una pregunta por tarea

Coge tus diez tareas en curso y hazle a cada una una sola pregunta: si esta estuviera terminada esta noche, ¿cuántas otras podrían avanzar mañana? Haz primero la que obtenga el número más alto. Comprobarás, a menudo, que no era la que estaba al principio de la lista.

El trabajo no avanza al ritmo de tu energía. Avanza al ritmo de lo que desbloqueas.