Die Frage „Was kann KI für uns tun?“ ist zu weit gefasst, um eine nützliche Antwort zu liefern. Die brauchbare Frage lautet umgekehrt: Welche der Aufgaben, die Sie ohnehin erledigen, erfüllen die Voraussetzungen, um an einen Agenten übergeben zu werden?

Die drei Auswahlkriterien

  • Das Volumen. Eine Aufgabe, die zweimal im Jahr anfällt, rechtfertigt keinen Aufwand. Eine Aufgabe, die zwanzigmal am Tag anfällt, rechtfertigt ihn, selbst wenn sie kurz ist.
  • Die Klarheit der Regel. Können Sie einem neuen Mitarbeiter auf einer Seite erklären, wie die Aufgabe richtig erledigt wird? Wenn ja, kann ein Agent es lernen. Wenn nein, schreiben Sie zuerst die Regel auf, das ist ohnehin nützlich.
  • Die Kosten eines Fehlers. Ein Fehler, der sich in dreißig Sekunden korrigieren lässt, erlaubt direkte Automatisierung. Ein Fehler, der rechtlich oder finanziell bindet, erfordert eine menschliche Kontrolle.

Die guten Kandidaten sind fast immer dieselben

Die Sortierung und Qualifizierung eingehender Anfragen; die Vorbereitung einer Antwort auf Basis vorhandener Dokumente; die Konsistenzprüfung (ein Angebot, ein Produktblatt, ein Mustervertrag); die Zusammenfassung einer Informationsmenge, die niemand in Ruhe lesen kann; die Formatierung und die erneute Erfassung von Daten zwischen zwei Tools, die nicht miteinander sprechen.

Das sind vorbereitende Aufgaben. Sie haben eines gemeinsam: Sie gehen der Entscheidung voraus, statt sie zu treffen. Genau das ist der richtige Platz.

Delegieren Sie die Vorbereitung, behalten Sie die Entscheidung. Das ist die einzige Regel, die auf Dauer trägt.

Die schlechten Kandidaten

Alles, was ohne Kontrolle bindet: eine automatisch versendete Antwort an einen verärgerten Kunden, eine Preisentscheidung, eine vertragliche Zusage. Alles, was auf Informationen beruht, die der Agent nicht hat: Wenn die Regel nur im Kopf von drei Personen existiert, wird keine Automatisierung sie erraten.

Und alles, wofür es kein klar definierbares gutes Ergebnis gibt. Wenn Sie nicht sagen können, was ein Erfolg ist, können Sie auch nicht sagen, was ein Misserfolg ist, und die Lösung wird nach sechs Wochen aufgegeben, ohne dass jemand weiß, warum.

Klein anzufangen ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern eine Methode

Ein zunächst enger Umfang erlaubt es, zu messen. Man weiß, wie viel Zeit die Aufgabe früher gekostet hat, man weiß, wie viel sie jetzt kostet, und man weiß, wie oft korrigiert werden musste. Diese drei Zahlen entscheiden über das weitere Vorgehen weit besser als jede Verkaufspräsentation.

Notieren Sie Ihre zehn Aufgaben, dann wählen Sie

Listen Sie Ihre zehn repetitivsten Aufgaben auf, bewerten Sie jede bei allen drei Kriterien mit 1 bis 3 Punkten und beginnen Sie mit der Aufgabe, die die höchste Gesamtpunktzahl erreicht. Fast immer ist es eine bescheidene Aufgabe, und genau deshalb gelingt sie.

KI-Projekte, die scheitern, beginnen mit einem großen Anspruch. Die, die gelingen, beginnen mit einer Aufgabe.