In jedem Unternehmen gibt es eine Handvoll absurder Handgriffe, die alle kennen und die niemand korrigiert: Informationen von einem Tool ins andere abtippen, jeden Montag denselben Export neu erstellen, ein Dokument suchen, das drei Personen an drei verschiedenen Orten abgelegt haben.

Diese Handgriffe werden nie priorisiert, weil sie nicht schwerwiegend genug sind. Zusammengenommen gehören sie dennoch zu den größten Zeitfressern.

Warum sie nie angegangen werden

  • Sie sind unsichtbar: Über eine Aufgabe von drei Minuten beschwert sich niemand.
  • Sie sind diffus: Jeder leidet ein bisschen darunter, aber keiner genug, um das Thema voranzutreiben.
  • Sie wirken zu klein für ein eigenes Projekt und zu lästig, um sie nebenbei zu erledigen.
Drei Minuten pro Tag bei fünf Personen ergeben über dreißig Arbeitstage im Jahr.

Was ein gutes Mikro-Tool ausmacht

Es löst genau eine Reibung, lässt sich ohne Schulung nutzen und fügt sich dort ein, wo die Menschen ohnehin arbeiten. Ein weiterer Bildschirm, an dessen Öffnung man erst denken muss, wird aufgegeben; ein Button an der Stelle, an der der Handgriff passiert, wird genutzt.

Außerdem muss es anpassbar bleiben. Interne Anforderungen ändern sich: Ein starres Tool wird binnen eines Jahres zu einer weiteren Belastung.

Die häufigsten Kandidaten

Ein internes Formular, das einen endlosen E-Mail-Austausch ersetzt. Eine einzige Ansicht, die Informationen bündelt, die über drei Tools verstreut sind. Ein automatischer Versand von Zusammenfassungen, der Nachfragen überflüssig macht. Eine Konsistenzprüfung, die Auffälligkeiten meldet, bevor ein Kunde sie entdeckt.

Das Entscheidungskriterium

Häufigkeit mal Dauer pro Vorgang mal Zahl der betroffenen Personen. Ehrlich gerechnet, stehen dabei fast immer Handgriffe ganz oben, an die man nie gedacht hätte, während die Projekte, die die Meetings füllten, nach hinten rutschen.

Die Frage an Ihr Team

Fragen Sie Ihr Team noch diese Woche: „Welchen Handgriff machen Sie jeden Tag und denken sich dabei, dass er absurd ist?“ Sie erhalten sofort drei bis fünf Antworten. Das ist Ihre Liste, und sie rentiert sich mehr als die meisten budgetierten Projekte.

Innovation sucht man in den großen Projekten. Meistens steckt sie in den Handgriffen, die uns längst nicht mehr auffallen.