Un prestataire qui ne sait pas chiffrer ce qu'il propose vous demande de le croire sur parole. Le calcul n'a pourtant rien de compliqué. Il tient en une ligne :

Temps économisé × coût horaire chargé + erreurs évitées + chiffre d'affaires supplémentaire − coût total de la solution.

Toute la valeur du calcul est dans la façon de remplir chaque terme. C'est là que les estimations optimistes se démasquent.

Le temps économisé

Il se mesure avant, sur le terrain, pas au jugé. Deux erreurs classiques : compter le temps de la tâche seule sans le temps de bascule d'un outil à l'autre, et oublier que l'automatisation crée son propre temps humain, celui de la validation et de la correction. Le bon chiffre est le temps net : temps avant, moins temps après, y compris la supervision.

Une conséquence est souvent mal comprise. Automatiser une tâche de vingt heures par semaine et une tâche de trente minutes par semaine ne se comparent même pas : la seconde ne remboursera jamais son développement, quelle que soit son élégance technique.

Le coût horaire chargé

Pas le salaire brut : le coût complet pour l'entreprise, charges comprises. Et le coût de la bonne personne : quand une automatisation libère du temps d'un dirigeant ou d'un expert, le calcul change complètement d'ordre de grandeur.

Précision honnête : du temps libéré n'est pas de l'argent économisé tant que ce temps n'est pas réaffecté à quelque chose de productif, ou tant qu'il n'évite pas un recrutement. C'est une question à poser franchement avant de valider un chiffre.

Les erreurs évitées

Ce terme est souvent le plus gros, et presque toujours oublié. Une facture fausse, une commande partie deux fois, une relance jamais envoyée, un devis perdu, un dossier non conforme : ces événements ont un coût réel que l'entreprise connaît, mais qu'elle ne rattache à aucun process. Le chiffrer suppose de compter la fréquence sur les douze derniers mois et le coût unitaire moyen.

Le chiffre d'affaires supplémentaire

Le terme le plus fragile, donc celui qu'il faut manier avec la plus grande prudence. Répondre en dix minutes au lieu de deux jours augmente le taux de transformation : c'est mesurable, à condition de le mesurer avant et après, sur la même période de l'année. Tant que ce n'est pas mesuré, ce terme reste à zéro dans nos calculs. Une projection de croissance n'est pas un gain.

Le coût total, celui qu'on sous-estime

  • La construction. Le développement, l'intégration, les tests.
  • La consommation. Les appels aux modèles, à l'usage, qui augmentent avec le volume.
  • La supervision. Le temps humain de validation et de correction, tous les mois.
  • La maintenance. Les évolutions des outils connectés et les changements de règles métier, qui arrivent que vous le vouliez ou non.
  • Le temps interne. Celui de vos équipes pendant le projet, qui est un coût réel même s'il n'apparaît sur aucune facture.

Un calcul qui n'intègre que la première ligne est un calcul faux. C'est la raison pour laquelle nous parlons toujours de coût annuel, jamais de prix de départ.

Ce que nous en faisons

Nous appliquons ce calcul à chaque process de la liste établie pendant la phase de cartographie, puis nous classons. Certaines lignes remontent, d'autres tombent, et nous le disons : une bonne partie des idées d'automatisation qui circulent dans une entreprise ne rembourseront jamais leur coût. Le savoir avant de construire fait partie du travail.

Notre audit de maturité digitale produit exactement ce classement chiffré. Il arrive qu'il conclue à ne rien lancer ce trimestre. C'est un résultat, pas un échec.